En este informe conozca las distintas tareas realizadas, las cuales se desarrollaron con modalidad presencial y mediante teletrabajo.
Durante el primer semestre del corriente año, el Cuerpo de Auditores para la implementación de la Norma de Calidad ISO 9001 en el ámbito del Poder Judicial, creado por Acuerdo N° 90/2019 y supervisado por Secretaría de Informática Judicial, llevó a cabo diversas actividades con modalidad presencial y mediante teletrabajo.
En el primer trimestre del 2020 -periodo previo a que el Gobierno Nacional decretara el aislamiento social, preventivo y obligatorio en todo el territorio argentino-, se incorporaron 4 juzgados más en el alcance para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, a saber: Juzgado Contravencional y Juzgado Civil N° 3 con asiento en San Luis, Juzgado de Instrucción Penal y Juzgado de Familia y Violencia con asiento en Concarán.
En cada dependencia se capacitó sobre introducción y metodologías a seguir. También se extrajeron mediante el sistema Qlick (herramienta tecnológica que permite determinar indicadores de implementación de gestión de calidad) los indicadores desde octubre de 2019, con el objetivo de analizar el desempeño durante 6 meses.
Por otra parte, se realizó una tarea de acompañamiento en la construcción de nuevos instructivos de trabajo y actualización de algunos existentes. Y se continuó con el mantenimiento del sistema en los juzgados certificados, haciendo las mediciones mediante indicadores de gestión de cada uno de los organismos.
Asimismo, se realizaron visitas a las dependencias a los fines de entrevistar a jueces, secretarios y agentes, y comprobar si trabajan utilizando la herramienta de Gestión de Calidad, verificando también que analizan los indicadores, que detectan no conformidades y analizan las causas, y que todos trabajan de acuerdo a los instructivos consensuados. A su vez, se receptan necesidades y se proponen oportunidades de mejoras.
Actividades realizadas mediante teletrabajo
Finalizado el primer trimestre del corriente año e iniciado el aislamiento social, preventivo y obligatorio, el Poder Judicial de San Luis se adaptó a esta nueva etapa, modificando su forma de trabajo presencial al trabajo remoto, método al que el Cuerpo de Auditores para la implementación de la Norma de Calidad ISO 9001 se adaptó rápidamente.
A partir del 20 de marzo, se reemplazaron las visitas por los contactos a través de videollamadas, correo electrónico y WhatsApp diarios con funcionarios y empleados de las dependencias.
En este sentido, se cambió la modalidad del trabajo y cada empleado o funcionario, que detecta en su trabajo diario una no conformidad o desvío que merece ser registrado, envía por diferentes medios de comunicación y el Cuerpo de Auditores se ocupa de realizar el registro, para poder tenerlos al día y enviarlos posteriormente a los juzgados en su momento, para el análisis de
causas y acciones que se deban tomar.
Por otra parte, se realizaron en conjunto con los jueces y secretarios, los Instructivos de Contingencia debido a que se incorporaron las Mesas de Consulta Virtual en los organismos y, además, se modificaron otras metodologías de trabajo.
Cabe mencionar, que el estado de los indicadores de Gestión se determinan mensualmente para cada uno de los juzgados. A pesar de la suspensión de términos en algunos periodos, se realiza la salvedad de los días que no se contabilizan, y se les envía a los Jueces y Secretarios para que puedan hacer seguimiento de su gestión.
Otros trabajos realizados en cumplimiento de la Norma ISO 9001:15:
Se completó con el Plan de Auditorías Internas que dio comienzo en noviembre de 2019 y finalizó en febrero, y se confeccionaron los Informes respectivos.
Se completó el Registro R11 de Acciones de Formación y Capacitaciones, teniendo en cuenta el Plan Anual de Capacitaciones año 2019, verificando las capacitaciones realizadas, no realizadas, las que continúan y de las realizadas completas, si fueron evaluadas y por quién. A su vez, se registraron las capacitaciones y talleres ofrecidos por el Instituto de Capacitación e Investigación del Poder Judicial, que no forman parte del Plan Anual pero sí se ofrecieron para toda la comunidad, tomando a ésta como una de las partes interesadas.
Asimismo, se registraron las capacitaciones virtuales que se ofrecieron y se ofrecen a través de la Plataforma de acceso Virtual.
En este marco de trabajo, también se completó el Registro R 16, con las acciones de mejora realizadas por todas las áreas del Poder Judicial durante el año 2019, que demuestra la mejora continua del Sistema.
Además, se completó el Registro R 14, de Evaluación de Desempeño, consultando al juez de cada juzgado por el desempeño de cada empleado durante el 2019. Y se verificó si para el 2019 se mantienen los Perfiles de Puestos, Registro R05.
Se completó el Registro R6 de No conformidades, cerrando las mismas ocurridas durante el 2019.
Por otra parte, se verificó el cumplimiento del Punto 6.3 de la Norma ISO 9001:15, para algunos juzgados que hicieron Planificación de Cambios.
Se hizo seguimiento al Registro R04- Tratamiento de Quejas, Sugerencias y Reclamos, se le dio cierre a las realizadas en el 2019 y se registraron las del 2020.
Además, se confeccionó en conjunto con la Representante de la Alta Dirección el R 13- Informe de la Revisión por la Dirección Nº 4 correspondiente al año 2019, los avances del Área de Interés sobre el tema elegido “Armando Puentes” y la Planificación estratégica para el 2020, teniendo en cuenta la planificación de los cambios debido al cambio del trabajo presencial en los juzgados por la actual pandemia.
Por último, se registró el Análisis de Riesgos y Oportunidades para el 2020; y se envió la Planilla de Evaluación de Proveedores a la Dirección Contable, Secretaría de Informática y Dirección de RRHH, para que los mismos evalúen a los proveedores críticos de sus áreas, y así completar el Registro R12 – Evaluación de Proveedores. También se revisó y se actualizó toda la Información
Documentada para la presentación en la Auditoría Externa prevista para mayo que debió suspenderse por el actual contexto.
A continuación se detallan los juzgados incluidos en el Certificado de Gestión de Calidad ISO 9001:15:
PRIMERA CIRCUNSCRIPCIÓN JUDICIAL:
– Juzgado Laboral N° 1
– Juzgado Laboral N° 2
– Juzgado de Instrucción en lo Correccional N° 1 y Contravencional
SEGUNDA CIRCUNSCRIPCIÓN JUDICIAL:
– Juzgado Laboral N° 1
– Juzgado Laboral N° 2
TERCERA CIRCUNSCRIPCIÓN JUDICIAL:
– Juzgado Civil, Comercial, Minas y Laboral de Concarán
– Juzgado Multifuero Dr. Tomás Jofré
– Juzgado Penal, Correccional y Contravencional – Santa Rosa