Fue la temática desarrollada en el 6º Congreso Iberoamericano de Ceremonial por el Sr. Ricardo Ibáñez, Coordinador General de la Oficina de Protocolo de San Luis.
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En el marco del 25º Aniversario del CIDEC (Centro Interdisciplinario de Estudios Culturales), los días 10 y 11 de septiembre del corriente, se llevó a cabo en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires el 6º Congreso Iberoamericano de Ceremonial, Relaciones Públicas, Hospitalidad, Imagen y Organización de Eventos.
Este destacado evento reunió a profesionales, funcionarios, empresarios, ejecutivos, entrepreneurs, intrapreneurs, estudiantes y público en general de todo el país para estudiar y reflexionar sobre algunos de los aspectos de mayor requerimiento y actualidad en materia de Ceremonial, Imagen y Comunicación Institucional y Empresaria.
En esta sexta edición, uno de los paneles desarrollados fue el de Ceremonial Judicial, que contó con la disertación del Sr. Ricardo Ibañez -Coordinador General de la Oficina de Protocolo y Ceremonial del Poder Judicial de la Provincia de San Luis-. Por solicitud del Profesor Aníbal Gotelli -Presidente del CIDEC- la temática de la presentación fue “Las Nuevas Tecnologías aplicadas en la Organización y Desarrollo de un Congreso Internacional desde el Área de Ceremonial Judicial”.
La Oficina de Prensa dialogó con el Coordinador de la Oficina de Protocolo y Ceremonial para conocer los puntos más destacados de su exposición y sus conclusiones respecto a esta importante experiencia.
¿Cuáles fueron los tópicos principales de su disertación?
La base de la presentación partió de dos acontecimientos particulares, como fueron el Congreso Internacional de Derecho Procesal Laboral y el Congreso Internacional de Derecho Penal. En el primer caso, se formó una Comisión Organizadora, dependiente del Instituto de Capacitación “Tomás Jofré”. A través de la Secretaría de Informática, creamos la página Web y realizamos la difusión mediante la Oficina de prensa. El Área de Protocolo colaboró con todo lo relacionado al Ceremonial. Es decir que fue necesaria la labor conjunta de diferentes áreas para la concreción del evento.
Desde el punto de vista práctico, lo destacable fue que, mediante la página de internet se podía acceder a toda la información pertinente al Congreso, es decir, que facilitamos a los asistentes todos los datos necesarios para la ocasión como inscripción, programa, curriculums, listado de alojamientos, etc. Estos mismos datos estaban disponibles a través de una aplicación para el celular, descargable en la AppStore, que permitía entre otras cosas, acreditarse al Congreso desde el propio teléfono.
También, en ese Congreso, utilizamos un sofisticado sistema de pantallas Led para reemplazar los tradicionales banners de lona, con una cenefa en la parte superior del escenario en donde se podía visualizar el título del congreso y otra pantalla más abajo que era para usos múltiples. Por ejemplo, en esa pantalla se exhibían los Tweets del público al momento del panel de preguntas, algo que fue muy novedoso y útil ya que los asistentes, mediante un hashtag, podían realizar consultas a los disertantes a través de Twitter. Este sistema de preguntas contó con la intervención de un moderador, encargado de filtrar un cierto número de preguntas para que aparecieran en pantalla. Y para las personas que no contaban con Smartphones o Twitter, se les facilitaba una tablet para que también pudieran efectuar sus consultas.
Finalmente, también como elemento innovador, es importante mencionar la utilización de pantallas para indicar a los expositores el tiempo límite de presentación. Al inicio de la misma la pantalla estaba en verde. Luego, cuando faltaban 15 minutos para finalizar se colocaba de color amarillo, y el color rojo marcaba el fin de la presentación. En el caso de que alguno excediera el tiempo fijado, estaba estipulado bajar gradualmente el volumen del micrófono. Afortunadamente, esto último no fue necesario.
Y en el caso del Congreso de Derecho Penal, la novedad fue el uso de WhatsApp para el panel de preguntas. En esa ocasión se estipuló un número de teléfono para tal fin, el cual era exhibido en la cenefa superior y los mensajes aparecían en la pantalla de más abajo.
¿Cómo surge la idea de implementar Twitter y WhatsApp en congresos?
La idea de implementar el uso de Twitter y WhatsApp para el panel de preguntas, fue a partir de una sugerencia personal en base a distintas experiencias observadas en otros eventos. Cuando tomé conocimiento de que podía utilizarse un sistema para tal fin, lo consulté en el área de informática y fue aprobado por la comisión, ya que era un recurso útil para hacer más ágil y ordenada la participación del público.
¿Qué experiencia le dejó su paso por el 6º Congreso Iberoamericano de Ceremonial?
Uno de los aspectos que puedo destacar de este Congreso, es la posibilidad de haber dado a conocer las distintas actividades que se llevan adelante desde la Oficina de Protocolo y Ceremonial del Poder Judicial de San Luis. Y esto es de gran importancia, ya que generalmente, lo que más se difunde es lo realizado por los otros poderes u organismos del Estado. Por eso considero que ésta fue una excelente oportunidad para mostrar la dinámica de trabajo y las innovaciones aportadas por las diferentes áreas en materia de ceremonial judicial.
Asimismo, considero oportuno agradecer a los organizadores del Congreso quienes me invitaron a participar en el Acto de Apertura y además, como miembro del Foro Permanente de Ceremonialistas de Cortes y Superiores Tribunales, me sumaron a la ceremonia de entrega de una placa homenaje a través de la cual la Ju.Fe.Jus (Junta Federal de Cortes y Superiores Tribunales de Justicia) reconoció al Profesor Aníbal Gotelli por los 25 años del CIDEC. También agradezco la posibilidad de haber sido convocado para disertar en el Panel de Instituciones en el cual expuse sobre el funcionamiento de nuestra Oficina y la Coordinación de la Diplomatura en Ceremonial organizada por el Instituto de Capacitación “Dr. Tomás Jofré” y dictada por el CIDEC.
Finalmente, debo comunicar el expreso agradecimiento del Profesor Aníbal Gotelli al Superior Tribunal de Justicia de San Luis, por su colaboración constante con el Centro Interdisciplinario de Estudios Culturales en la realización de distintos eventos y capacitaciones, como lo es la mencionada Diplomatura Superior en Ceremonial, Imagen y Organización de Eventos que está dictando el Prof. Gotelli desde marzo en las instalaciones del Palacio de Justicia de nuestra ciudad.
Redacción: A. González Esquivel
Corrección: J.N.Sanchez
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