ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD DE LA OFICINA JUDICIAL

Fue la temática del último módulo del curso “Proceso Judicial Electrónico”, que estuvo a cargo de la Dra. Claudia Uccello.

Conforme el cronograma previsto para el desarrollo del curso Proceso Judicial Electrónico, en el día de ayer, se desarrolló el último módulo “Organización y Gestión de Calidad de la Oficina Judicial”. La capacitación se llevó a cabo en el Salón Blanco del Palacio de Justicia y estuvo a cargo de la Dra. Claudia Uccello -Juez del Juzgado Civil de Concarán- quien estuvo acompañada de la  Lic. Soledad Zanglá –de Secretaría de Informática-.

La Dra. Uccello comentó que el objetivo de su exposición fue transmitir una experiencia propia, que al equipo de trabajo le resultó exitosa. Comenzó su disertación explicando el concepto de calidad, que implica cumplir las expectativas del servicio que se brinda. En cuanto a la justicia, esto supone mayores responsabilidades ya que el justiciable es un “cliente cautivo” y no tienen opción de elegir, por otro lado, el servicio no tiene cupo por lo que se reciben todas las causas. Esta complejidad implica la necesaria organización de las diversas dependencias, para dar una respuesta a todos los requerimientos de los ciudadanos.

Seguidamente, la magistrada explicó su propia experiencia cuando asumió como Jueza del Juzgado Civil de Concarán, ante la situación de mora en la que se encontraba la dependencia, ya que hacía 10 meses que el cargo se encontraba vacante, por lo que decidieron realizar diferentes acciones, entre las que se mencionó:

-Cambios internos y estéticos: se desarrollaron tareas de organización y aseo de los espacios físicos para transmitir la sensación de orden y control. La Dra. manifestó que hay que pensar que “la persona viene en busca de la ley y orden y deja los problemas en nuestras manos”. También expresó que la mesa de entradas es “el sector más importante, ya que es la cara del Juzgado”, y aseguró que allí debe trabajar la gente más capacitada.

-Herramientas de gestión: la letrada expresó la importancia de trabajar organizadamente ya que se ahorran muchos pasos innecesarios. Aquí se mencionaron distintas metodologías que se encuentran incorporadas al trabajo cotidiano del Juzgado, entre las que se destacan:

* Prioridad de la atención al público: se atiende a los justiciables de la manera en que se presenten personalmente, por teléfono, por medios digitales, por escrito, entre otros. “También es importante recordarles que tienen a disposición el servicio de IOL que les permitirá realizar un seguimiento de las gestiones que el abogado realiza”, agregó la magistrada.

* Despachos concentrados: se realiza bajo la premisa de resolver todas las situaciones previsibles en una sola actuación, con el objeto de que el expediente ingrese al despacho con menos frecuencia y así evitar dilaciones temporales innecesarias.

Por otro lado y en tanto el Juzgado Civil a su cargo, obtuvo la certificación de calidad de normas ISO 9001 en el año 2015. Al respecto, la Dra. Uccello expresó que “nosotros no competimos con nadie tenemos los clientes cautivos, en nuestro caso el cliente satisfecho no vuelve porque resolvimos el problema, por eso tenemos que trabajar con calidad y de manera organizada”. Para esto enumeró diferentes procedimientos que se llevan a cabo en el Juzgado como el registro de procedimientos (manuales), medición y monitoreo de resultados, prever y reducir incidencias negativas (prevenir contingencias negativas y mitigar su impacto), mejorar continuamente, escuchar al usuario, encuestas de satisfacción, entre otros.

Para finalizar, la letrada reflexionó sobre el carácter instrumental de la tecnología ya que “no es una finalidad, si estamos desorganizados aunque nos digitalicemos vamos a seguir desorganizados”, y aconsejó “hay que animarse a hacer el cambio y aprovechar que en San Luis tenemos la infraestructura tecnológica, las certificaciones de firma, la autopista de la información y el sistema del Poder Ejecutivo, eso otras provincias no lo tienen”.

Cabe recordar que este encuentro estuvo destinado a los Fueros Civil, Comercial, Laboral y Administrativo de la 1º Circunscripción Judicial. La actividad se replicará hoy en Villa Mercedes y mañana en Concarán.

 Redacción: M.C. Hang

Corrección: J.N. Sanchez

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