PRIMER JUZGADO DIGITAL DEL PAIS CON NORMAS ISO

El Juzgado Civil de Concarán certificó su trabajo en estándares internacionales en materia de procesos judiciales.

Ayer, miércoles 24 de junio, a las 16.00hs., el equipo de trabajo del Juzgado de Primera Instancia en lo Civil, Comercial, Minas y Laboral de la localidad de Concarán concluía una ardua jornada de trabajo que quedará registrada como una fecha histórica para la Justicia de San Luis. No fue un día más en la vida de los integrantes de esta dependencia, ya que recibieron la Auditoría Externa para certificar Normas de calidad ISO, a través de las cuales se convirtieron en el primer juzgado digitalizado del país con certificación internacional en procesos judiciales.

Este proceso inició el 23 de abril de 2014, cuando el Superior Tribunal de Justicia, a través del Instituto de Capacitación e Investigación del Poder Judicial de San Luis -bajo la presidencia de la Dra. Lilia Ana Novillo-, celebraba un convenio con el Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de San Luis para implementar el Sistema de Gestión de Calidad Normas ISO en todos los Juzgados donde el Alto Cuerpo Judicial indicara. Los Juzgados elegidos fueron  los que integran el Multifuero en la localidad de Santa Rosa, que a la fecha  se encuentran en plena etapa de certificación y  donde no existe el expediente en papel. Más tarde, se sumaría, por propia iniciativa, el equipo de trabajo del Juzgado Civil de Concarán, dirigido por su Juez la Dra. Claudia Uccello de Melino.

Las Normas ISO son llevadas adelante por un organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicación. Son recomendaciones de carácter mundial para mejorar la calidad de un proceso de gestión, en este caso, el proceso de gestión de Justicia. Buscan la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional. En el caso de la justicia puntana, los juzgados implementaron un sistema de gestión de calidad conforme a la Norma ISO 9001:08 y la interpretación para la justicia que es IRAM 30600.

A un día de haber alcanzado esta gran meta, la Dra. Uccello declaró que el juzgado pasó por dos auditorías externas realizadas por una empresa internacional que certificó si la dependencia cumplía con las NORMAS ISO 9001.

“Este desafío se plantea por incorporación voluntaria de nosotros como integrantes de esta dependencia, ya que hacía muchos años que veníamos trabajando en pos de este tipo de objetivos”. Asimismo, la magistrada expresó un especial agradecimiento a la Contadora Virginia López del Tribunal de Cuentas, ya que fue quien coordinó esta importante tarea.

La auditoría fue realizada por una empresa de origen noruego con sede en Buenos Aires: “Consistió en la asistencia de un auditor técnico a nuestro juzgado, quien visó nuestro manual de procedimientos cotejando con lo requerido por Normas ISO. La segunda auditoría fue revisar si se habían hecho auditorías internas que exigía la norma, la revisión de la dirección, si se han detectado fallas y si se han corregido, y por último, comprobar que este sistema funcionara en la práctica. Porque armar un sistema de gestión, lo puede hacer cualquier experto, pero lo más complicado es aplicarlo”.

La magistrada comentó que la primera auditoría se realizó el pasado lunes, donde se revisó toda la documentación y el manual de procedimientos del juzgado, y la segunda, ayer, miércoles, que fue la definitiva, hecha por un auditor y un experto -enviados desde Buenos Aires-, en este caso un abogado, donde “fuimos recomendados para que se nos emita la certificación que en este juzgado trabajamos con normas de calidad internacionales. Somos el primer juzgado digitalizado del país que certifica NORMAS ISO”.

Al momento de ilustrar como se llevó a cabo este procedimiento, la Juez explicó que básicamente lo primero que se hizo fue adecuar todos los procesos del Juzgado a lo que exige la norma internacional. Como primera medida, como se haría en cualquier empresa, se fijó una política que “en nuestro caso fue brindar un servicio de justicia idóneo, rápido y eficaz, logrando una mejora continua”. En base a esa política, se trazaron  objetivos que pudieran ser “bien medibles”. Entre los cuales se pueden mencionar, por ejemplo, decretar dentro de los procesos legales, en el escaneo de las causas, en la presentación de los escritos IOL, en el dictado de sentencia, o sea, todo lo que tenga que cumplir un plazo. Otro objetivo fue que el justiciable sea recibido en el horario fijado en la dependencia cuando viene a una audiencia. Por ejemplo, el juzgado estableció que una persona que viene a declarar en una causa no puede exceder en 15 minutos su espera. También fijó como objetivo, contestar cualquier queja que manifestara un profesional o un justiciable dentro del plazo de 24 horas. “Estos objetivos fueron debatidos y decididos por todos los integrantes del juzgado. En ese momento nos preguntamos qué queríamos del servicio de justicia que brindamos y los modos para lograrlo.  Entendimos que la calidad tiene dos partes principales, la primera es el cumplimiento de las normas legales y técnicas, que en nuestro caso es el cumplimiento con las normas legales, estamos sujetos a Códigos. Y la otra es la satisfacción del destinatario del servicio de justicia”, manifestó la Dra. Uccello. Acciones, cuyos resultados se pudieron medir a través de encuestas y así, dar respuestas ante cualquier queja o reclamo. Estos objetivos como bien se dijeron son medibles de manera manual, ya que el sistema IURIX no puede medirlos. Todos los meses se iban midiendo estos indicadores. Por ejemplo, se midieron cuantas causas se decretaron en término o fuera de término. “Si veíamos que no se llegaba a un porcentaje deseado, detectábamos la causa y la tratábamos. De eso se trata este sistema. Definir una política, fijar objetivos y medir. Si hay algún desvío, detectar la causa, corregirla, retroalimentando el sistema, en consecuencia”. Asimismo, la Dra. Uccello aclaró que el Juzgado certificó los expedientes totalmente digitalizados desde la implementación del expediente digital, o sea los iniciados el 1 de septiembre de 2014. De todas formas, el resto de las causas que tramitan en papel también están gestionadas, aplicando este sistema a todos los expedientes.

Continuando con el relato de esta experiencia vivida, la Dra. Uccello agregó que estos auditores observan todo de la dependencia desde la presentación del lugar, la predisposición del personal, etc. y en estas ocho horas que duró esta evaluación, “el auditor no detectó ninguna disconformidad y entendió perfectamente como se gestionan los pedidos de los justiciables hasta su resolución. Asimismo, destacó la predisposición y la participación del personal, que es fundamental para que esto se pudiera concretar”, comentó con gran orgullo.

El próximo paso será esperar la emisión del Certificado el cual se producirá en 20 días aproximadamente. “Una vez finalizada las auditorías, el auditor eleva un informe de lo realizado a Holanda, donde es revisado por segunda vez, luego se lo envía a Brasil -porque esta norma de la justicia la certifica un organismo de ese país-, quienes emitirán el certificado”, añadió la Dra. Uccello.

Desde lo personal, la magistrada agradeció el gran esfuerzo y el compromiso puesto de manifiesto por todos los integrantes del juzgado, en este desafío que ayer se reflejó en la obtención de esta importante certificación. Asimismo, agradeció el apoyo recibido por la Secretaría de Informática del Poder Judicial. “Uno se siente muy cómodo trabajando así, ya que está dentro de una organización que garantiza que lo que se está haciendo entre todos, no es sólo satisfactorio para el justiciable, sino que cumple con estas normas que son estandarizaciones internacionales”.

Cabe aclarar, que este proceso de calidad no finaliza aquí, ya que, a partir de la primera certificación, el Juzgado Civil de Concarán ingresó a gestionar con esta tipo de organización. “La idea es la mejora continua, se van fijando objetivos superadores. Ahora tendremos que pasar en un año, una auditoría externa para ver si se pudo mantener el sistema. Se hacen dos autorías por año y en la tercera, se certifica. Esta primera certificación, en realidad, es el inicio de un camino de optimización del servicio que brindamos”.

Como reflexión final, la magistrada enfatizó que después de vivir esta experiencia, es necesario un cambio de paradigma en la justicia sobre la misión que tienen los integrantes de una dependencia judicial: “un juzgado es un conjunto de personas que trabaja con el objetivo común de brindar un servicio de justicia. Si falla alguna de las etapas del sistema, está fallando el juzgado entero. Se trata de mejorar continuamente, detectar fallas y corregirlas con herramientas que las propias normas nos brindan”.

 

Redacción: S. Lucero

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